Thai Baht… ways to Happy and earn money

อย่าอ่านอีเมลซ้ำ

Posted on: เมษายน 11, 2006

ผมเชื่อว่าทุกคนที่อ่านบล็อกนี้คงใช้อีเมลกัน อย่างผมถ้าหากไม่มีอีเมลใช้ก็แย่แน่ๆเลย สำหรับผมวันนี้อีเมลมีความสำคัญกว่าโทรศัพท์มือถือซะอีก เพราะหน้าที่การงานที่ต้องติดต่อคนทั้งลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และบรรดาคู่ค้าทางธุรกิจต่างๆ ซึ่งอยู่กันกระจัดกระจายทั้งในประเทศและต่างประเทศ การใช้อีเมลเป็นในการติดต่อพูดคุยจึงกลายเป็นเรื่องจำเป็น ประหยัด และหลายครั้งก็ให้ประสิทธิภาพมากกว่าการพูดคุยทางโทรศัพท์ เดี๋ยวนี้โทรศัพท์มือถือกลับใช้ไปในการพูดคุยกับเพื่อนเรื่องส่วนตัวต่างๆมากกว่า วันนี้หลายคนคงต้องจัดการกับอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน ซึ่งถ้าจัดการไม่ดีทั้งวันอาจหมดไปกับการอ่านเมล เตยมั้ยครับที่เราอ่านอีเมลฉบับเดิมซ้ำอีก เพราะอาจจะอ่านไปแล้วๆยังคิดไม่ออกว่าจะทำอย่างไร การอ่านอีเมลซ้ำเป็นเรื่องที่เสียเวลามาก วันนี้เลยอยากคุยเรื่องการจัดการอีเมลหรือการบริหารเวลาที่ใช้กับอีเมล เราลองมาตั้งกฏดูนะครับ ทุกครั้งที่เราได้รับอีเมลหรือเริ่มอ่านอีเมลขอให้ตอบให้ได้ว่า ๑. หลังจากอ่านจบมีความจำเป็นต้องทำอะไรต่อหรือ ๒.ไม่มี คำตอบข้อแรกก็จะมีอีก ๒ ทางเลือก Outlook Flag feature

  • ทำทันที ถ้าเมลฉบับนั้นสามารถจัดการให้เสร็จภายในสองนาทีก็จัดการเลย ไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายหรือส่งไปให้คนที่เกี่ยวข้อง หรือเราเป็นผู้ปฏิบัติเองได้
  • เก็บไว้ก่อน อีเมลฉบับไหนที่เราคิดว่าไม่สามรถจัดการได้ภายในสองนาที เราก็อาจจะเก็บไว้ก่อนแล้วค่อยมาจัดการทีหลัง ซึ่งเราก็สามารถที่จะตั้งค่าให้อีเมลเตือนเราได้ถ้าใช้ Microsoft Outlook หรือซอฟท์แวร์ที่เราใช้มีคุณสมบัติข้อนี้ หรือไม่งั้นเราก็อาจตั้งปฏิทินนัดหมายกับตัวเราเพื่อเตือนให้จัดการกับอีเมลฉบับนี้ในภายหลัง

ถ้าคำตอบคือข้อ ๒. ไม่มี เราก็จะมีอีก ๒ ทางเลือกที่จะจัดการกับอีเมลฉบับนั้น

  • ลบทิ้ง
  • เก็บเข้าแฟ้ม

ในการเก็บเข้าแฟ้ม ก็มีวิธีในการจัดการที่หลากหลาย ตั้งแต่แบบง่ายๆก็คือสร้างแฟ้มสำหรับเก็บขึ้นมาเพียงหนึ่งแฟ้ม แล้วนำเอาอีเมลที่ต้องการเก็บทั้งหมดเข้าไปอยู่ในที่เดียว เสร็จแล้วก็ใช้ซอฟท์แวร์สำหรับค้นหา อย่างภายใน Microsoft Outlook เองก็มี หรือจะใช้ MSN Desktop Search, Google Desktop Search, หรือซอฟท์แวร์ตัวอื่นๆ ในการค้นหา อีกวิธีหนึ่งก็เป็นการแจกแจงแยกประเภทของอีเมลก่อนแล้วแยกย้ายไปเก็บต่างกันในแต่ละแฟ้ม แล้วถ้ามีเอกสารที่เกี่ยวข้องมากกว่าหนึ่งเรื่อง เราควรนำไปเก็ยในแฟ้มใดดี เรื่องนี้ก็จะกลายเป็น เรื่องการจัดเก็บเอกสารและการใช้ดัชนีคำค้นหา ซึ่งก็มีคำที่มีความหมายใกล้เคียงกัน หลายครั้งใช้ทับกันแทนกันอย่างคำพวกนี้ Keyword, Category, Metadata, Taxonomy, Document Property เราก็ใช้ดัชนีคำค้นหาเข้ามาช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการ เวลาที่เราสามารถจัดการเรื่องราวต่างๆให้เสร็จสิ้น เราก็จะมีเวลาไปจัดการกับเรื่องอื่นๆทั้งในเรื่องครอบครัว หน้าที่การงาน สังคม และตัวเราเอง ท้ายนี้หวังว่าเราคงหาเวลาใน ๒๔ ชั่วโมงที่ทุกคนมีเท่ากันออกมาได้ไม่มากก็น้อย

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: